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Conclusões do 2.º Seminário de Preservação Comum de Património Digital

N.º de inscritos: 223; n.º de participantes: 132

1.    A cooperação interinstitucional é a forma privilegiada de gerir eficientemente património digital, considerando os custos e os riscos inerentes ao processo de preservação de informação digital, que configuram um ónus demasiado elevado para poder ser suportado pelo esforço isolado de uma organização.

2.    Experiências internacionais, nomeadamente a Educopia, demonstram a viabilidade de um modelo cooperativo para preservar informação digital. Esta estrutura de cooperação pode assumir várias formas e compreender diferentes modelos de articulação e profundidade de adesão, de forma a ir ao encontro de necessidades diferenciadas dos potenciais aderentes. As possibilidades de articulação no âmbito da rede poderão incluir convergência por comunidade de interesse, por área de negócio, por oportunidade (independentemente das características do potencial aderente, desde que esteja disponível para integrar a rede), etc.

3.    Constatou-se que existem mais vantagens do que riscos num modelo cooperativo distribuído. Este entendimento decorre do aumento do risco de isolamento tecnológico dos sistemas de informação detidos e geridos por uma organização individual. Este risco é particularmente grave quando perante sistemas de utilização transversais (SNS ou MJ e outros) que se encontram sob a gestão de uma única entidade.

4.    Neste contexto considerou-se ainda que o maior risco para a constituição de uma rede consiste na não-adesão por parte dos potenciais atores. Para minorar este risco foi defendida:

a.    Numa primeira fase, a definição de estratégias diversificadas para atrair cooperantes, com o objetivo de viabilizar a rede e, posteriormente, alargar o respetivo âmbito;
b.    Aposta numa estrutura de governação profissional, já que foi considerada crítica a existência de liderança;
c.    Aposta no envolvimento dos aderentes nas decisões políticas e estratégicas e na monitorização – relatório de atividades e accountability.

5.    Relativamente ao modelo de rede a adotar, concluiu-se que:

a.    Deverá ser considerada a criação de uma entidade com personalidade jurídica;
b.    Deverá poder proporcionar o concurso a financiamento europeu;
c.    Deverá ter algum tipo de formalização, de forma a definir claramente as responsabilidades, deveres e direitos dos participantes.

6.    A questão da confiança é um ativo essencial para preservar informação digital. Para que exista confiança, deve ser reunido um conjunto de condições:
a.    Certificação;
b.    Participação dos aderentes nas decisões a tomar;
c.    Envolvimento dos aderentes nas questões tecnológicas.

7.    Todas estas ações implicam forte capacitação por parte dos atores envolvidos, de forma a permitir decisões informadas. Assim devem ser considerados programas de formação adequados.

8.    O modelo de gestão cooperativo é uma possibilidade de governação viável e que se pode adequar à estrutura de rede para preservar informação digital, no entanto é fundamental debater largamente a forma de cooperação, o seu âmbito, objeto e resultados que se pretende obter. A criação de uma cooperativa de interesse público ao abrigo do Decreto-Lei 31/84, de 21 de Janeiro poderia ser uma das possibilidades a considerar para a criação de uma entidade com personalidade jurídica própria.

9.    Por outro lado, sendo a preservação de informação digital um serviço insuscetível de ser totalmente provido pelo Estado ou por entidades públicas (considerando a dimensão e natureza da informação digital patrimonial), um modelo de rede que inclua entidades públicas e privadas pode ser uma forma de concretização desse mesmo serviço.

10.    Foram considerados como principais constrangimentos para um cenário de rede a falta de cooperação organizacional e o défice de comunicação com a gestão de topo.

11.    Foi considerado pertinente para o desenvolvimento da rede o aproveitamento das estruturas de serviços partilhados já existentes, através do recurso a entidades como: ESPAP, CEGER, AMA. A cooperação com o programa Ciência Aberta e partilha de estruturas e serviços da ciência com a administração e privados, é igualmente uma via promissora a seguir, considerando o atual grupo de trabalho promovido pelo Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior.

12.    Na base do trabalho a desenvolver, foi proposta a utilização da documentação desenvolvida no âmbito do projeto Continuidade Digital, disponível na internet: http://1seminariopreservacaopatrimoniodigital.dglab.gov.pt/projeto-continuidade-digital/documentos-de-projeto/>.

13.    Foi ainda considerada relevante uma maior divulgação da documentação e das conclusões produzidas no âmbito do projeto Continuidade Digital.

14.    A abertura da futura rede a países comunitários e não comunitários foi considerada como uma possibilidade desejável, embora a ser implementada posteriormente e de forma faseada, visando a criação de uma estrutura de oportunidades mais inclusiva e abrangente.

15.    A rede de preservação de informação digital deverá garantir não só a preservação continuada dos objetos digitais, mas também a dos metadados necessários à sua acessibilidade, contextualização, e autenticidade.

16.    Deverá ainda ter em conta a importância da definição de políticas de criação e gestão de informação, enquanto fatores facilitadores da sua preservação. Neste entendimento, a qualidade e as formas de associação dos metadados à informação deve ser uma prioridade dos produtores de informação quando da construção de novos sistemas.

17.    Os serviços de preservação digital da rede deverão basear-se na norma regulamentadora de repositórios digitais Open Archive Information Systems (OAIS), e apresentar conformidade com políticas de preservação definidas pelas diversas comunidades de prática (CdP).

18.    Os serviços a disponibilizar no âmbito de uma rede são os seguintes:
a.    Armazenamento (caso o aderente não disponha de armazenamento próprio);
b.    Preservação (entre outros aspetos, inclui atualização/conversão de formatos, monitorização de objetos digitais e tecnologia);
c.    Descrição complementar de conteúdos;
d.    Certificação;
e.    Pesquisa e recuperação de informação.

19.    Foram ainda identificados vários problemas inerentes à preservação da informação digital, nomeadamente:
a.    Excessiva confiança nos recursos informáticos para a recuperação da informação;
b.    Elevada importância atribuída à posse da informação, configurando uma tradição curatorial obsoleta;
c.    Alguma pressão da tutela / cidadão para obter mais serviços, relegando as preocupações de preservação para segundo plano;
d.    Dificuldade de diálogo entre profissionais da informação e informáticos;
e.    Confusão entre procedimentos exclusivamente informáticos, como o backup, e a preservação digital.

20.    Concluiu-se ainda que:
a.    A imposição por via legal não é suficiente;
b.    A ausência de exemplos de boas práticas de preservação da informação digital é um fator que impede as pessoas de visualizarem formas práticas de preservar informação digital. Neste contexto considerou-se que o RODA + e a ferramenta RODA in, desenvolvidas pela DGLAB num projeto apoiado pelo QREN, serão elementos essenciais na disseminação e experimentação de conhecimento neste domínio.

21.    Constatou-se também a existência de questões relacionadas com:
a.    Custos elevados decorrentes da obsolescência tecnológica;
b.    Falta de capacitação dos agentes envolvidos;
c.    Necessidade de melhorar a forma como os cadernos de encargos são elaborados, para garantir a inclusão de requisitos específicos que propiciem a preservação da informação digital a produzir.

 

Última Actualização: 6 de Julho de 2016
1 Seminário Preservação Património Digital