Classificação e avaliação TESTE de PARTILHA
Classificação e avaliação
As informações produzidas por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades constituem documentos de arquivo.
Todas as informações criadas, enviadas e recebidas pelo Estado português são ativos importantes. Gerir e armazenar estas informações significa torná-las acessíveis para uso próprio e do cidadão, proteger direitos e deveres e salvaguardar a identidade nacional.
Para tal é necessário utilizar instrumentos que possibilitem a sua organização (plano de classificação) e a sua avaliação (tabela de seleção), com a determinação da informação que poderá ser eliminada e qual a que deve ser conservada.
A eliminação de documentos / informação deve ser efetuada ao abrigo de um dispositivo legal aprovado / autorizado pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos (Decreto-Lei n.º 447/88 e Portaria n.º 192/2012). Este dispositivo pode tomar a forma de Portaria de Gestão de Documentos ou de Relatório de Avaliação.
Consulte abaixo as portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88.
A elaboração do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) às necessidades da entidade deve ser antecedida por um diagnóstico sumário ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as suas principais características, o universo documental que se pretende avaliar, os recursos necessários para a concretização da tarefa e a metodologia de trabalho.
A DGLAB apoia a elaboração destes instrumentos.
Para incrementar e facilitar a produção pelas entidades dos seus instrumentos de gestão da informação, a DGLAB desenvolveu o referencial Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (LC), disponível em http://clav.dglab.gov.pt/.
Consulte as fichas técnicas para conhecer os procedimentos para a elaboração dos seus instrumentos.
Adira ao Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) para ser agente ativo no desenvolvimento dos referenciais nacionais.
Para obter apoio técnico veja a página Consultorias.
Conheça os instrumentos para a gestão da informação
O que é um plano de classificação?
É um instrumento de suporte à classificação, constituído por um esquema de classes pré-definidas e por um conjunto de regras ou instruções de aplicação. Num plano de classificação funcional, as classes são representações de funções e dos subconjuntos de ações relacionadas em que cada função é sucessivamente decomposta.
Possibilita através da associação de um código, representativo de uma classe do esquema de classificação, a uma informação ou de uma agregação de documentos, a recuperação estruturada da informação. Assume um papel central na gestão continuada da informação, dado que garante a ligação original dos documentos, relacionando-os entre si, em razão de terem sido produzidos durante e por virtude da mesma função / processo de negócio. Assegura a organicidade do sistema de informação arquivística. É a base para a avaliação da informação.
Um plano de classificação conforme à Lista Consolidada é funcional e hierárquico, com classes de 1º e de 2º nível importadas da MEF e de 3º nível relativas aos processos de negócio, podendo apresentar ainda 4ºs níveis, constituídos para efeitos de avaliação.
O que é uma tabela de seleção?
Instrumento resultante da avaliação arquivística em que se fixa os prazos de conservação administrativa e os destinos finais da informação.
A sua aplicação permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, imperativo da boa gestão de arquivos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazo e salvaguardar a memória e o património arquivístico.
As tabelas de seleção podem integrar dois tipos de dispositivos legais:
- Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório para a avaliação da documentação corrente da entidade. Actualmente integra também a componente relativa à classificação.
- Relatório de avaliação – dispositivo destinado à documentação acumulada. Constitui um recurso para avaliações pontuais.
Para saber mais
Para obter informação específica sobre o processo de elaboração e aplicação dos instrumentos de gestão da informação consulte as fichas técnicas:
FT1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
FT2 – O que é a Lista Consolidada
FT3 – Apresentação de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada
FT4 – Elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada
FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção
FT6 – Forma de contagem de prazos de conservação administrativa
FT7 – Subdivisão de processos de negócio e constituição de agregações
FT8 – Aplicação do destino final: o papel do dono e do participante
FT9 – Boas práticas de eliminação de documentos
FT10 – Tabelas de seleção: aplicação no tempo
FT11 – Elaboração de Relatórios de Avaliação Simplificados
Orientações para a aplicação de tabela de seleção derivada da Lista Consolidada.
Para obter informação específica sobre o referencial “Lista Consolidada” consulte:
A LC – Lista Consolidada para a Classificação e Avaliação da Informação Pública está disponível na plataforma CLAV – Plataforma para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística.
Aceda aqui aos modelos a apresentar na submissão de novos instrumentos de avaliação (RADA e PGD) e a utilizar na respetiva aplicação
Anteriores modelos
- Auto de Entrega de Documentos (versão pdf)
- Auto de Eliminação de Documentos (versão pdf)
- Guia de Remessa de Documentos (versão pdf)
Portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro